Base Resources - Thử ngẫm lại một chút, bạn đã bao giờ thấy ai đó tự tin nói rằng “80% hậu quả của cuộc sống đến từ 20% nguyên nhân” hoặc những câu tương tự chưa?
Đó không hẳn là một nhận định vô lý, mà dựa tên Nguyên tắc Pareto (còn được gọi với cái tên đơn giản hơn là Quy tắc 80/20).
Lý thuyết này nghe có vẻ trừu tượng và xa vời, nhưng thực tế đã chứng minh nguyên tắc này có thể cải thiện tất cả các tình huống trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Cụ thể hơn, với tư cách là một nhà quản trị, doanh nghiệp của bạn cũng có thể cải tiến năng suất nhờ vào Nguyên tắc Pareto.
Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20) là gì?
Ban đầu, Nguyên tắc Pareto đề cập đến kết quả kiểm nghiệm rằng 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số.
Sau này, tổng quát hơn, Nguyên tắc Pareto trở nên nổi tiếng với cái tên khác là Nguyên tắc 80/20, và được coi như một quy định ngầm (không phải luật bắt buộc thực hiện) mang ý nghĩa đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau: Khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.
Nguyên tắc này có thể bao hàm tất cả các nhận định sau:
- 20% công nhân tạo ra 80% kết quả
- 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu
- 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố
- 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng
- …
Cần lưu ý rằng các con số phân phối không phải lúc nào cũng chính xác là 20% và 80%. Điểm mấu chốt mà Nguyên tắc Pareto muốn đề cập là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống (nỗ lực, phần thưởng, đầu ra,...) không được phân phối đồng đều - một số đóng góp nhiều hơn những thứ khác.
Cuộc sống luôn không công bằng một cách hoàn hảo. Điểm mấu chốt của sự bất cân bằng là mỗi đơn vị đầu vào (công việc, thời gian, nỗ lực,...) không mang lại cùng một giá trị đầu ra.
Thử tưởng tượng, nếu bạn đang sống trong một thế giới hoàn hảo, mọi nhân viên sẽ đóng góp cùng một giá trị cho tổ chức, mọi lỗi sai đều quan trọng như nhau, mọi tính năng đều được người dùng yêu thích như nhau. Một cá nhân nếu cố gắng làm việc gấp đôi thì kết quả thu về cũng nhiều gấp đôi tương ứng. Khi ấy việc lập kế hoạch công việc sẽ rất dễ dàng.
Nhưng thực tế không đi theo một đường thẳng như vậy. Cùng xem biểu đồ thể hiện Nguyên tắc Pareto sau:
Biểu đồ minh hoạ Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)
Trong sự phân tích của Nguyên tắc Pareto, cứ trong số 5 phương án lựa chọn (đồ vật, ý tưởng, con người,...) của đội nhóm thì sẽ có một đáp án tuyệt vời. Đáp án đó sẽ dẫn đến phần lớn tác động tích cực lên đội nhóm (đường màu xanh lá cây). Còn lại, đường màu đỏ tượng trưng cho giả định không bao giờ xảy ra: mỗi đơn vị đầu vào đóng góp chính xác cùng một lượng đầu ra giống nhau.
Sự phân phối điển hình này có thể được minh hoạ dễ hiểu hơn dưới dạng biểu đồ tròn - một phần lớn thành quả chiếm 80% được tạo thành từ 20% sự nỗ lực.
Nguyên tắc Perato: 20% nỗ lực sẽ tạo ra đến 80% thành quả
Tất nhiên, tỷ lệ này có thể thay đổi, dao động xung quanh các tỷ lệ 80/20, 90/10 hoặc 90/20. Điểm mấu chốt là hầu hết mọi thứ không phải là 1:1.
Vì sao Nguyên tắc Pareto lại hữu ích trong doanh nghiệp?
Nguyên tắc Pareto giúp bạn hình thành động lực tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp, thay vì dàn trải ở 80% mà không thu lại nhiều thành quả.
Cùng xét ví dụ thú vị về nghệ thuật. Có thể 80% bức hoạ nổi tiếng Mona Lisa được vẽ trong 20% đầu của tổng thời gian, nhưng nó không thể trở thành kiệt tác nếu Leonardo da Vinci không dành gấp 4 lần thời gian đó để vẽ tỉ mỉ các chi tiết.
Kinh nghiệm dành cho bạn: Nếu bạn đang tìm kiếm chất lượng hàng đầu, bạn cần nỗ lực cho tất cả 100%. Còn nếu bạn đang cố gắng có được kết quả tốt cho số tiền bạn bỏ ra, có thể cân nhắc tập trung vào 20% hoạt động tạo ra nhiều kết quả nhất.
Lưu ý rằng, Nguyên tắc Pareto không khuyên bạn chỉ cần tập trung nỗ lực cho 80% phần việc quan trọng. Có thể đúng là 80% cây cầu được xây dựng trong 20% đầu tiên của quãng thời gian, nhưng bạn vẫn cần phần hoàn thiện còn lại để cây cầu có thể hoạt động.
Nguyên tắc Pareto là một kết quả đúc rút từ thực tế, chứ không phải là quy luật tự nhiên.
Nếu bạn có được nhận thức toàn diện rằng nguyên tắc Pareto có mặt trong phần lớn khía cạnh, hoạt động của doanh nghiệp, bạn sẽ có được hành động đáp trả như quyết định phân bổ thời gian, nguồn lực và nỗ lực tối ưu nhất.
Mẹo ứng dụng nguyên tắc Pareto vào thực tế: Quản lý quỹ thời gian và Quản trị năng suất làm việc
Nguyên tắc Pareto (hay còn gọi là nguyên tắc 80/20) khá đơn giản về lý thuyết, những gì bạn cần làm chỉ là điền danh mục cần thiết vào sau con số 80% và 20% mà thôi. Chính bởi vậy, bạn hoàn toàn có thể áp dụng thành công với một số mẹo hữu ích: trước hết là quản lý quỹ thời gian quý giá của bản thân, sau là quản lý năng suất của cả một tập thể.
1. Mẹo áp dụng nguyên tắc 80/20 trong quản lý quỹ thời gian cá nhân
Nguyên tắc 80/20 là một sự phù hợp hoàn hảo cho bạn để quản lý thời gian. Ngay khi bạn đồng ý với thực tế là đầu vào và đầu ra không phải là tỷ lệ thuận 1:1, đó chính là câu trả lời cho thắc mắc tại sao bạn không bao giờ có đủ thời gian để làm hết việc trong ngày.
20% nỗ lực của bạn sẽ nhanh chóng chiếm tới 80% thời gian của bạn, điều đó có nghĩa là cho dù bạn có bỏ qua bao nhiêu giấc ngủ hay uống bao nhiêu cà phê đi chăng nữa, bạn sẽ không bao giờ hoàn thành công việc.
Nếu bạn muốn tận dụng tối đa thời gian của mình, hãy thử áp dụng Nguyên tắc Pareto bằng cách giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên mà không để bản thân bị phiền phức bởi 80% nhiệm vụ có thể hoãn lại.
Hoặc ngay trong quy trình thực hiện một công việc, hãy tập trung nhiều thời gian hơn cho công đoạn quan trọng nhất - tiền đề để bạn có thể hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng và có giá trị.
Thay vì dành 1 giờ đồng hồ để loay hoay lập một bản kế hoạch truyền thông sự kiện mà bạn chưa có kinh nghiệm, hãy dành 10 phút để tìm hiểu về một bản mẫu kế hoạch hoàn chỉnh (có ví dụ minh hoạ), sau đó dành 50 phút để xây dựng nội dung cụ thể cho nó.
Hoặc thay vì dành 3 giờ để đọc thật kỹ 3 bài blog ngẫu nhiên bạn tìm được trên Google, hãy dành 1 giờ để xem qua 12 bài viết (5 phút/bài) ở một trang blog mà bạn tin cậy, và sau đó dành ra 2 giờ cho 2 bài viết hay nhất (1 giờ/bài).
1. Mẹo áp dụng nguyên tắc 80/20 trong quản trị năng suất chung của doanh nghiệp
Trong quản trị năng suất, 20% nhiều khi có sức nặng hơn cả 80% còn lại (Nguyên tắc Pareto)
Nguyên tắc Pareto hỗ trợ đắc lực cho bạn với các quyết định kinh doanh bằng cách cung cấp một mô hình để xác định 20% nhiệm vụ hoặc nhu cầu sẽ dẫn đến 80% các mục tiêu kinh doanh của bạn.
Cùng xem xét một số ví dụ sau.
Bạn hiểu rằng 20% khách hàng lớn đóng góp vào 80% doanh thu của công ty. Điều này giúp bạn tính toán chiến lược, thay vì áp dụng chính sách đãi ngộ như nhau với tất cả khách hàng, bạn có thể phân tách 20% khách hàng lớn thành một tệp riêng và tập trung hơn vào việc làm hài lòng họ.
Trong cung cấp sản phẩm, 20% sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cần được coi là cốt lõi và được đầu tư 80% công sức lao động và / hoặc thời gian. Thay vì tung ra một loạt các sản phẩm theo cùng một cách, hãy tập trung nhiều nỗ lực hơn cho một số nhất định sản phẩm chính, và số còn lại có thể được bán dưới dạng đính kèm.
Ví dụ: Khi đăng ký mua phần mềm quản lý công việc và dự án, bạn sẽ được hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản trị đề xuất trong nội bộ doanh nghiệp.
Thậm chí trong cùng một sản phẩm, 20% các tính năng được coi là quan trọng nhất cũng nắm giữ 80% giá trị của nó. Bộ phận sản xuất, marketing và cả đội ngũ kinh doanh của bạn đều có thể tập trung vào giới thiệu nhóm tính năng này tới khách hàng.
Tỷ lệ này cũng nên được áp dụng với các doanh nghiệp có nhiều cơ sở kinh doanh khác nhau, nếu một vài cơ sở có sự vượt trội về lợi ích kinh doanh.
Tiếp theo, khi bạn tìm kiếm nguồn vốn đầu tư cho doanh nghiệp, cho dù muốn huy động vốn để kinh doanh mạo hiểm hay chỉ để duy trì hoạt động của công ty, hãy nhớ rằng 20% nhà đầu tư nắm giữ 80% quỹ kinh doanh của bạn. Thay vì tốn nhiều thời gian để tạo ra một mạng lưới rộng và mang về các khoản đầu tư nhỏ lẻ, Nguyên tắc Pareto định hướng cho bạn về sự thân thiết với các nhà đầu tư lớn trước tiên.
Bám sát vào mô hình 80/20, bạn sẽ thấy rằng 80% khiếu nại của khách hàng và thiệt hại về kinh doanh có nguồn gốc từ 20% các khiếm khuyết nhất định. Tập trung vào sửa đổi các khiếm khuyết cấp thiết này sẽ có lợi cho doanh nghiệp.
Ở một góc nhìn khác, bạn biết rằng 20% nhân viên ưu tú đóng góp tới 80% vào kết quả chung của công ty. Việc công nhận thành tích và khen thưởng họ là một trong những cách tạo động lực hữu ích dựa theo học thuyết cân bằng cho - nhận: Người lao động luôn so sánh những gì họ bỏ vào một công việc (input - đầu vào) với những gì họ được nhận khi hoàn thành công việc đó (output - đầu ra) và sau đó đối chiếu tỷ suất input / output của họ với tỷ suất đó của những người khác.
Kết luận
Con số 1:1 không phải lúc nào cũng cần thiết và tồn tại trong quản trị năng suất lao động. Tỷ lệ 80/20 của Nguyên tắc Pareto mới là chiếc chìa khoá vàng để bạn xây dựng chiến lược trọng tâm cho doanh nghiệp. Hãy bắt đầu từ 20% đầu vào quan trọng nhất, 80% đầu ra sẽ nằm trong tay bạn!
